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十年制造业图文档管理经验分享

作者:龙国凤   发布时间:2020-02-05   点击次数:1227


曾经服务于制造业十年,从事表面贴装技术九年,前行的十年,一路走过来,回味的是无穷的往事,那是最简单的生活,那是最无追求的年代,那是吃饱即安逸的人生,那时的写照是,像牛一样的日夜耕作,收获的只是汗水与薪水,而无其它。

虽不喜欢漂泊与流浪的日子,但何处才是自己歇栖之地,真心不知道,所以,只能一路晃荡了多年,从中山到珠海,从珠海到深圳,从深圳到东莞,用十年的光阴,沿着珠江口画了一个圈,谈不上圆满,但也实在,可以说,人生最宝贵的青春年华,就献给了制造业。

十年的制造业经验,也收获了不少东西,比如对工厂的运作管理是了然于心,特别是对电子工厂,是熟悉的不能再熟悉,希望将过往十年经验与目前的工作领域想结合,给大家一些好的启迪,那今回不谈别的,就谈谈制造业中的图文档管理,管理中有哪些困难,又该如何管理?

制造业是个繁琐的行业,从前端到后端的产业链条,从前工序到后工序,从入库到出货…….,无不考验一家企业的管理水平,而管理水平最重要的体现就是,标准专业的作业指导书或者作业手顺基准等图文档,有了他们,权责明确,工序清晰,流水线的运转自然有序,企业的运作自然流畅,提高效率,稳定品质,管理文档功不可没。

制造业图文档很多,有管理类,有技术类,有品质类…..先让我们来看一家世界500强的日资企业案例,看过之后,或许我们才真正懂得,日本质量,绝对不是轻易得来,100来项的作业标准,实行微观的管理,才成就了他们的质量奇迹。

品质保证管理规定.环境管理规定.产品安全审核标准.技术职务分工.制造新员工教育训练管理标准.技术联络书运用标准.品质管理部门 品质记录管理标准.供应厂商选定基准.品质自我保证合同制度运用标准.订单处理基准.在库管理基准.烙铁・焊锡管理基准.条形码管理基准.生产管理课基本方针标准.品质管理课的职责权限.来料检查业务标准.教育训练管理规定.合规性评价实施标准............

企业有了科学的管理方法,有了众多的标准作业基准书,是不是万事大吉,是不是品质就有了保障,当然不能,里面的变量实在是太多了,就比如基准书这类的文档,从管理到发布到修改到回收,也是一个很大的挑战,管理好了,就会促进企业的发展,反之,可能会造成重大质量事件。

制造业,基本上都有一个专门的图纸管理部门,而每个部门大都会配备一个图纸接收的人员进行专门的对应,图文档的承上启下,基本都靠他们了,但往往在文档的发送及接收过程中最容易出现问题,比如:

A公司,我曾经服务的一家日资企业,若干年前从事车载DVD的生产,产品主要出口国外,企业以代加工为主,TS16949认证企业,这个认证貌似每年都会进行评审,先是内部审查,再是外部核查,内部自我核查之时,企业核查人员,拿着一张大大的标准汇总表,是一个部门一个部门的跑,是一个一个的核验,搞得是鸡飞狗跳似的,问你,设备还在这个地方没,作业基准书还在这个位置没,测试数据日常有做维护没……..这时问题就暴露了,设备没在固定位置,测试数据半年未更新,作业基准书不是最新的或者不完整,更有者没见了,问生产问技术,一般会这么回复:我来的时候就是这样了,你看这都是几年前的,我都还没来,我怎么会知道?这也够内部核查人员呛一口的,如果有一个综合的图文档管理系统,或许这些都不是问题,制造业有个很严重的问题,就是,企业碎片化的管理,存在信息孤岛的可能,没有综合的信息化系统支撑,很难对企业做出快速而又准确的决策。

B公司,也是我曾经服务的一家日资企业,主要生产汽车ECU控制单元,也是TS16949认证企业,在图文档管理这块,有件事情让我特别难忘记,该公司自身没有研发这块,所有的研发及图纸都是由总部设计完成,基本上都是从日本发邮件过来,该公司有个专门的图文档管理部门,叫做仕样管理课,所有从日本发过来的图纸,都是由他们进行接收及管理,有一回,在试做生产阶段,在发给技术及制造部门的BOM文档时,技术部门接收的是老版本,制造接收的是新版本,结果生产出来的产品不良了,结果相关部门一起开会打合,也就是所谓的调查整合会议,也可以说开的是神仙会议,会上各路神仙打架,会后累死小的,日资企业的管理方式就是这样,一有问题就开会,开会就各部门撕逼,你来我往,口沫横飞,就看部门是否强势,谁强势基本上就会笑到最后,谁弱势基本只能默默的去尽职调查,再出具个报告书哟!这问题的症状,就是出在图文档的发放及版本管理方面出现了纰漏,才导致问题是的发生。

制造业在图文档管理方面面临的问题,综合来说就是管理的问题,也是很普遍的问题,基本上可以归纳为以下方面:

1.海量的图文档资料存放混乱。我们的经营活动不可避免会产生海量的资料数据,糟糕的是不同部门的资料放在各自的电脑上,乱七八糟。

2.文件检索困难。张工,你的那个项目的图纸放在你电脑的那个目录上面;小李你找找那个文件,打印给我;这些资料肯定有的,怎么可能找不到?这些大家是不是特别熟悉?

3.版本经常出错。时间久了,不知道是哪个版本了。又一堆废品,原来是发错版本。

4.人员流动的危机带来大量的资料流失。人员离职,有些重要的文档,从此丢失?有价值的文档被离职员工带走。怎么我们的竞争对手都有我们人员工资表?

5.资料权限管理不好,文档随意散播,某些员工过于轻易地获得他们并没有权限的文档?

6.没有很好的数据备份维护方案,服务器硬盘坏了,灾难性的风险。

7.大量的打印业务,无纸化只是一个口号,如何推进内部无纸化,进一步降低办公成本?

8.大量的业务依靠表单推动,业务流转基本靠腿跑,效率地下,如何推进电子审批,移动办公?

9.企业的文控管理缺乏系统支撑,文控严重依赖资料人员的稳定性。

我们提供的EDM文档解决方案是被广大企业资料管理广泛使用的软件系统与方法,为企事业组织提供了一个电子文件管理及协同办公的统一平台,涵盖了组织运营涉及的图文档管理、协同办公、审批管理、无纸化、数据安全管理等内容。

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